Klientide ja partnerite registri privaatsusavaldus

Viimati värskendatud 04.06.2024

Teie privaatsusavaldus on meie jaoks oluline. Selles privaatsusavalduses anname teavet selle kohta, milliseid isikuandmeid 4Wind Service OÜ töötleb, kuidas ta neid töötleb ja millistel eesmärkidel ta seda teeb.

Isikuandmete vastutav töötleja

4Wind Service OÜ (edaspidi 4WS)
Registrikood: 11949894
Mõigu 3, Tallinn
10112, Eesti

Kontaktteave selle registri jaoks

Kui teil on küsimusi isikuandmete töötlemise või oma ELi andmekaitsemäärusest tulenevate õiguste kasutamise kohta, võite võtta ühendust meie andmekaitsespetsialistiga e-posti teel: kaisa.aadna@4wind.ee 

Registri nimi

Klientide register, heakskiidetud tarnijate register ja heakskiidetud alltöövõtjate register (edaspidi üldnimetusega („register“). Register sisaldab endiste ja praeguste klientide, heakskiidetud tarnijate ja alltöövõtjate kontaktisikute isiku- ja kontaktandmeid.

Töötlemise olemus, eesmärgid ja õiguslik alus

Isikuandmete töötlemine on vajalik kliendisuhete või koostöö toimumiseks ja haldamiseks 4WS-s.
Isikuandmete töötlemise eesmärk on säilitada kliendisuhet, teha koostööd partneritega, toetada müüki, arendada äritegevust ja teenuseid ning pidada kliendisuhtlust lepingu täitmise eesmärkidel. Isikuandmeid töödeldakse vaid vajalikus ulatuses.

Andmekaitsemääruse alusel töötleb 4WS isikuandmeid järgmistel õiguslikel alustel:

a) Kliendisuhete haldamine ja arendamine, äritegevuse ja teenuste arendus ning riskihaldus

Töötleme isikuandmeid kliendi- ja partneritega suhtluseks (sh võimaliku või lõpetatud lepinguga seotud suhtluseks) ja kliendisuhete haldamiseks. Samuti võime töödelda isikuandmeid teenuste kasutamise jälgimiseks ja analüüsiks teenuste kvaliteedi ja turvalisuse tagamiseks.

Töötlemise õiguslikuks aluseks on 4Wind Service õigustatud huvi. 

Leiame, et selles privaatsusavalduses määratletud eesmärgid on ettevõtte äritegevuse jaoks olulised ja seega on meil õigustatud huvi isikuandmete töötlemiseks. 4WS tagab, et isikuandmete töötlemine on andmesubjekti huvide suhtes proportsionaalne ja vastab tema ootustele.
Andmesubjektil on õigus vaidlustada isikuandmete töötlemine vastavalt ELi andmekaitsemäärusest tulenevatele nõuetele, arvestades et töötlemine tugineb 4WS õigustatud huvile.

b) Lepingute täitmine, teenuste pakkumine ja osutamine

Töötleme isikuandmeid kliendi- või koostöölepingu järgimiseks ning suhtluseks lepingute järgimise ning teenuse osutamise osas.

Töötlemiseks õiguslikuks aluseks on leping.

Isikuandmete töötlemine on vajalik lepingu sõlmimiseks ja lepinguliste kohustuste täitmiseks kliendi või partneri ja 4WS vahel.

c) Õigusaktist tulenev nõue

Seaduste, määruste või ameti- ja järelevalveasutuste otsustega kehtestatud nõuete ning kohustuste täitmine (nt raamatupidamisseadus, ettemaksuseadus).

Töötlemiseks õiguslikuks aluseks on seaduslik kohustus.

4WS kohustub töötlema isikuandmeid oma seaduslike kohustuste järgimiseks.

Registris sisalduvate isikuandmete kategooriad

Register sisaldab klientide ja partnerite kontaktisikute andmeid, mis kuuluvad järgmistesse kategooriatesse:

• ees- ja perekonnanimi
• kontaktandmed (nt telefoninumber, e-posti aadress)
• esindatava ettevõtte nimi
• kliendi- ja lepinguteave (nt kontaktisiku nimi tellimuste ja arveldamise eesmärgil)
• amet ja elukutse

Töötlemise kestus

Isikuandmeid töödeldakse vähemalt kliendi- ja lepingulise suhte kehtivuse ajal. Samuti säilitatakse isikuandmeid pärast kliendi- ja lepingulise suhte lõppu selles privaatsusavalduses määratletud eesmärkide täitmiseks vajaliku perioodi vältel.
Isikuandmed kustutatakse, kui konkreetse kliendisuhte või teenusega seotud nõuete esitamise periood on möödunud. See periood on harilikult kümme (10) aastat. Potentsiaalsete klientide teavet säilitatakse senikaua, kui see on vajalik kliendisuhte loomiseks.
4WS hindab regulaarselt andmete säilitamise vajadust, võttes arvesse kohaldatavaid õigusakte.

Isikuandmete allikad

Isikuandmeid kogutakse peamiselt otse kliendilt või koostööpartnerilt. Isikuandmeid võidakse andmesubjekti nõusolekul koguda ka teistest allikatest.

Seadusega lubatud ulatuses võidakse isikuandmeid koguda kolmandate isikute registritest, näiteks järgmistest:

• rahvastikuregister;
• muude ametiasutuste registrid, nt Trafi, äriregister ja sihtasutuste register;
• kontaktteenuste pakkujad;
• krediidiinforegistrid.

Isikuandmete edastamine ja isikuandmete saajate kategooriad

Isikuandmeid ei edastata kolmandatele isikutele ilma andmesubjekti nõusolekuta.

Isikuandmeid ei edastata väljaspoole Euroopa Liitu („EL“) või Euroopa Majanduspiirkonda („EMP“), välja arvatud juhul, kui see on vajalik ülalpool määratud töötlemise eesmärkidel. Kui isikuandmed edastatakse väljaspoole ELi või EMPd, peab 4WS rakendama sobivaid ohutusmeetmeid, et järgida kohaldatavates andmekaitsealastes õigusaktides sätestatud nõudeid. Näiteks võib 4WS vastavalt Euroopa Komisjoni vastuvõetud standardsetele andmekaitseklauslitele sõlmida väljaspool ELi või EMPd tegutseva kliendiga lepingu.

Töötlemise turvalisus

4WS on rakendanud piisavaid tehnilisi ja korralduslikke andmekaitsemeetmeid, et kaitsta andmesubjektide isikuandmeid kadumise, väärkasutamise või muu samaväärse ebaseadusliku ligipääsu eest. Isikuandmete turvaline töötlemine tagatakse juhiste andmise ja ligipääsu haldamise teel, et anda andmetele ligipääs 4WS kindlaksmääratud töötajatele. Isikuandmeid töötlevad vaid töötajad, kellel on oma töökohustuste raames vastav õigus seda teha.

Andmesubjekti õigused

Andmesubjekt võib kasutada oma õiguseid, võttes ühendust andmekaitsespetsialistiga, kasutades selleks punktis 2 esitatud teavet. Andmesubjektil on Isikuandmete kaitse üdlmäärusest (IKÜM) tulenevalt järgmised õigused:

• Õigus saada kinnitus selle kohta, kas teda käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse, ning sellisel juhul tutvuda isikuandmetega.
• Õigus nõuda ebaõigete või mittetäielike andmete parandamist või täiendamist.
• Õigus nõuda end puudutavate isikuandmete kustutamist.
• Õigus piirata isikuandmete töötlemist, kui see on vastavalt IKÜMile kohaldatav.
• Õigus saada end puudutavaid ja vastutavale töötlejale edastatud isikuandmeid struktureeritud, üldkasutataval ja masinloetaval kujul ning õigus edastada need andmed teisele vastutavale töötlejale.
• Õigus vaidlustada isikuandmete töötlemine, kui see on vastavalt IKÜMi nõuetele kohaldatav.
• Õigus esitada kaebus järelevalveasutusele, kui andmesubjekt leiab, et teda puudutavate isikuandmete töötlemine rikub IKÜMi.

Selle privaatsusavalduse muutmine

4Wind Service püüab pidevalt oma teenuseid arendada ja jätab endale seega õiguse seda privaatsusavaldust muuta. Samuti võidakse seda privaatsusavaldust värskendada, et see kajastaks mis tahes muudatusi kohaldatavates õigusaktides. Soovitame andmesubjektidel see privaatsusavaldus aeg-ajalt üle vaadata.